Qu’est-ce qu’une carte bancaire professionnelle ?
La carte bancaire professionnelle, aussi appelée carte corporate, carte d’affaire, carte business ou carte professionnelle, est un moyen de paiement dédié aux dépenses de l’entreprise.
Contrairement à une carte personnelle, elle est strictement réservée aux usages professionnels. Elle peut être fournie à certains collaborateurs pour régler les frais liés à leur activité et est directement liée au compte bancaire de l’entreprise.
À noter L’entreprise peut définir un plafond de dépenses sur la carte afin de mieux maîtriser ses finances. Certaines cartes bancaires d’entreprise permettent même de réaliser des virements, ce qui est pratique pour payer des fournisseurs ou des factures ponctuelles.
La carte bancaire professionnelle est-elle obligatoire ?
En France, il n’est pas obligatoire pour une entreprise de posséder une carte bancaire professionnelle. Cependant, certains statuts juridiques (SARL, EURL, SAS, SASU,…) doivent disposer d’un compte bancaire pro. Une carte associée au compte s’avère alors être un outil pratique pour la gestion des dépenses.
Quels sont les différents types de cartes professionnelles ?
Il existe plusieurs sortes de cartes bancaires d’entreprise : carte de débit, carte de crédit, carte prépayée et carte virtuelle. Chacune présente des spécificités et des usages particuliers.
La carte à débit immédiat
La carte à débit immédiat génère un prélèvement sur chaque dépense unique (jusqu’à deux ou trois jours ouvrés au plus tard).
Avantages :
Suivi précis et en temps réel des dépenses ;
Aide à maîtriser strictement la trésorerie ;
Idéal pour les petites entreprises souhaitant un contrôle immédiat des flux.
Inconvénients :
Peu de flexibilité pour le décalage des paiements ;
Risque de découvert si le solde du compte est insuffisant.
La carte à débit différé
La carte à débit différé permet de regrouper les dépenses et de les prélever sur le compte de l’entreprise à une date fixée (souvent en fin de mois). Certaines cartes proposent un débit différé allant jusqu’à trois mois.
Avantages :
Meilleure gestion de la trésorerie grâce au décalage des paiements ;
Permet d’éviter les découverts bancaires si les dépenses sont remboursées à temps ;
Offre une plus grande souplesse pour anticiper les flux financiers.
Limites :
Risque de perdre la maîtrise des dépenses si le suivi n’est pas rigoureux ;
Certaines banques peuvent appliquer des frais supplémentaires pour l’option de débit différé.
La carte prépayée
La carte prépayée est alimentée à l’avance (en début de mois par exemple) avec un montant fixe. Elle permet de gérer les dépenses professionnelles de manière très contrôlée, puisque le solde préalablement crédité limite tout risque de dépassement ou de découvert.
Avantages :
Contrôle strict des dépenses grâce au solde préchargé ;
Sécurisé pour limiter les risques de fraude ;
Favorise la responsabilité et la transparence au sein de l’entreprise.
Inconvénients :
Nécessite de recharger la carte régulièrement ;
Coût souvent supérieur à celui d’une carte bancaire classique.
Moins flexible pour des dépenses imprévues ou très variables.
La carte de crédit
La carte de crédit n’est pas rattachée au compte bancaire de l’entreprise, mais à une réserve d’argent dont le montant est prédéfini par la banque. C’est cette réserve, mise à disposition par l’établissement bancaire, qui est débitée à chaque opération. L’argent prêté doit ensuite être remboursé et accompagné d’intérêts.
Avantages :
Utile pour des achats importants ou ponctuels ;
Permet de gérer les dépenses même en cas de trésorerie limitée.
Limites :
Risque de dette si les remboursements ne sont pas maîtrisés ;
Taux d’intérêt parfois élevés, selon les conditions bancaires.
La carte virtuelle
La carte bancaire virtuelle est un moyen de paiement dématérialisé destiné aux achats en ligne. Elle peut être créée pour un usage unique ou récurrent.
Avantages :
Sécurité renforcée pour les transactions en ligne ;
Facile à créer et à supprimer à tout moment.
Permet de limiter le risque de fraude sur Internet.
Inconvénients :
Non adaptée aux paiements physiques ou aux retraits ;
Nécessite une bonne organisation pour attribuer les cartes aux collaborateurs.
Comment choisir sa carte professionnelle ?
Le choix d’une carte bancaire professionnelle dépend avant tout des usages spécifiques de l’entreprise et de son budget. Pour bien sélectionner sa carte, il est important de commencer par définir clairement ses besoins. Cela passe par l’identification de son usage (paiements en ligne, retraits d’espèces, voyages professionnels à l’étranger,…) et du nombre de collaborateurs ayant besoin d’une carte.
Plusieurs critères sont également à prendre en compte :
Vérifier les assurances incluses : certaines cartes incluent des garanties précieuses pour les déplacements (assurance voyage, assistance médicale, protection des achats en ligne, etc.).
Évaluer les options de gestion en ligne : un espace web ou une application mobile permettant de suivre les transactions en temps réel, de bloquer/débloquer la carte ou d’ajuster les plafonds est un vrai atout au quotidien.
Comparer les offres : les tarifs et les services varient selon les banques. N’hésitez pas à utiliser des comparateurs en ligne pour obtenir une vision claire des avantages, des prix et des éventuels frais associés (commission sur paiement ou retrait, frais à l’étranger, etc.).
Quelles sont les fonctionnalités importantes pour une carte bancaire professionnelle ?
Au-delà du type de carte bancaire d’entreprise choisie, ce sont ses fonctionnalités qui déterminent réellement son efficacité. De la gestion des plafonds aux assurances incluses, en passant par la comptabilité et les notes de frais… faisons le point sur les options les plus utiles au quotidien.
Gérer les plafonds
La question des plafonds est un aspect crucial à prendre en compte lors du choix d'une carte bancaire professionnelle. En effet, les plafonds de dépense et de retrait fixés par la banque varient selon le type de carte et son coût.
Par exemple, une carte professionnelle d’entrée de gamme propose fréquemment un plafond de dépenses mensuel autour de 4 000 €, tandis qu’une carte de milieu de gamme peut offrir le double.
Les plafonds de retrait définissent le montant maximal pouvant être retiré sur une période donnée. Certains établissements bancaires offrent la possibilité de demander un relèvement exceptionnel du plafond pour des achats importants ou ponctuels.
Bon à savoir Certaines offres permettent d’ajuster les plafonds de paiement et de retrait individuellement pour chaque carte professionnelle et chaque collaborateur.
Avoir des cartes pour ses salariés
Attribuer une carte de paiement d’entreprise à ses employés permet de régler leurs dépenses professionnelles. Cela comprend les frais de déplacement, les achats de biens et de services nécessaires à l'exercice de leur activité, les repas d'affaires, etc.
Avec certaines offres, il est possible d’attribuer plusieurs cartes physiques ou virtuelles à différents collaborateurs avec des règles personnalisées pour chaque utilisateur (plafonds de paiement et de retrait, blocage/déblocage de la carte,…)
Gestion en ligne des cartes bancaires professionnelles
La gestion en ligne d’une carte bancaire pro, via une application mobile ou un espace web, offre une multitude d’avantages, notamment en termes d’accessibilité et de contrôle.
Sur ces outils, il est possible de consulter le solde du compte et de suivre les transactions en temps réel, de gérer les paramètres de la carte (modification des plafonds, paiements à l’étranger, etc.) et de la bloquer ou de la débloquer en cas de perte ou de vol.
À noter Certaines applications comme Pennylane et son Compte Pro offrent des fonctionnalités avancées, telles que la possibilité de catégoriser vos dépenses, de prendre en photo vos justificatifs ou encore d'exporter vos relevés de compte.
Les assurances et garanties
Les cartes bancaires professionnelles incluent souvent des assurances et des garanties spécifiques pour sécuriser les dépenses et les déplacements professionnels. Cela peut par exemple comprendre :
La protection renforcée pour les paiements en ligne ou physiques ;
L’assurance des achats : protection des biens achetés avec la carte contre la détérioration ou le vol ;
L’assurance voyage : couverture en cas de pertes de bagages et de retard, d’annulation d’un vol ou d’un train lors de déplacements professionnels ;
L’assistance médicale et juridique : aide lors d’accident ou de problème juridique à l’étranger.
Attention, ces garanties varient selon le type de carte et la banque. Il est donc essentiel de vérifier les assurances incluses et leurs conditions avant de souscrire.
L’intégration avec la comptabilité
Une intégration directe avec la comptabilité est un atout majeur pour une carte bancaire professionnelle. La synchronisation automatique des transactions avec le logiciel comptable de l’entreprise permet de gagner du temps en réduisant les tâches manuelles et le risque d’erreurs. Cela facilite donc sa gestion financière.
La gestion des notes de frais
Certaines cartes professionnelles facilitent la gestion des notes de frais en collectant directement les justificatifs de paiement sur l’application mobile, en catégorisant automatiquement les dépenses définies par l’entreprise ou en automatisant leur intégration dans le logiciel comptable.
Les avantages de la carte professionnelle du Compte Pro Pennylane
Le Compte Pro Pennylane propose une carte bancaire professionnelle alliant flexibilité et contrôle. Cette carte, Mastercard, est entièrement paramétrable selon les besoins de l’entreprise et disponible en version physique ou dématérialisée.
Elle facilite grandement la gestion des dépenses. Chaque transaction est suivie en temps réel et les dépenses sont automatiquement catégorisées, ce qui simplifie la comptabilité intégrée directement dans l’outil Pennylane.
Le plafond de paiement est fixé à 10 000 € par jour et il est possible d’effectuer des virements SEPA instantanés ou d’obtenir des avances de trésorerie.
La carte permet également de prendre en photo ses justificatifs, ce qui offre une traçabilité complète. Elle peut être ajoutée facilement à un smartphone pour effectuer des paiements mobiles en toute simplicité.
À retenir La carte professionnelle Pennylane offre autonomie, contrôle et simplicité : un outil complet pour gérer les dépenses, sécuriser les paiements et optimiser la trésorerie de son entreprise.
Quel est l’intérêt d’avoir une carte bancaire professionnelle comparé à une carte personnelle ?
Une carte bancaire professionnelle présente de nombreux avantages :
Séparation claire des dépenses personnelles et professionnelles : simplification de la comptabilité pour éviter toute confusion lors de la déclaration fiscale ou de l’établissement des comptes annuels.
Centralisation des dépenses : toutes les transactions liées à l’activité professionnelle sont regroupées sur un seul compte, offrant une vue d’ensemble sur la trésorerie de l’entreprise. Le suivi des budgets est facilité, l’analyse des flux financiers et la prise de décisions sont éclairées.
Maîtrise des budgets par service, équipe ou collaborateur : les cartes pro permettent de paramétrer des plafonds et des règles personnalisées pour chaque collaborateur ou service. Cette fonctionnalité assure un contrôle strict des dépenses tout en donnant une certaine autonomie aux équipes.
Gain de temps : suppression ou automatisation de la gestion des notes de frais et simplification de la réconciliation bancaire.
Combien coûte une carte bancaire professionnelle ?
Le prix d'une carte bancaire professionnelle est un critère déterminant dans le choix de celle-ci. Il est influencé par plusieurs facteurs dont le type de carte, les services inclus, le plafond de dépenses autorisé et la banque choisie. Généralement, le coût annuel d'une carte pro varie entre 30€ et 200€.
À l'instar des néobanques, certains établissements proposent des cartes professionnelles à des tarifs attractifs, voire gratuits. Toutefois, il est essentiel de prendre en compte que ces tarifs peuvent être assortis de conditions, comme un nombre limité de transactions gratuites par mois, par exemple.
Aussi, certains frais additionnels peuvent s'ajouter à la cotisation annuelle, tels que les frais de retrait à l’étranger ou les frais de tenue de compte.
